Las herramientas colaborativas han cambiado el modo de trabajar en las empresas. Estos programas informáticos logran superar límites como zonas horarias o los distintos departamentos de una organización se están convirtiendo en un factor de éxito. En un mundo globalizado, no sólo las grandes empresas necesitan comunicarse con otras sedes o departamentos. Ahora una pequeña o mediana empresa puede tener proveedores o clientes en cualquier lugar del mundo. Por eso, la colaboración es uno de los avances de la revolución tecnológica y del Digital Business que logra acelerar los resultados de un negocio. De hecho, según recientes estudios, el uso de herramientas colaborativas puede ahorrar hasta 10 horas semanales de media por persona. Un factor que contribuye a optimizar resultados y mejorar la calidad de vida del capital humano.
El alumnado de primer curso de ADE + Digital Business de Florida Universitària ya trabaja en el conocimiento de estos nuevos instrumentos que permiten a los usuarios comunicarse y trabajar conjuntamente sin importar que estén reunidos o no en un mismo lugar físico. Actualmente existen multitud de plataformas y herramientas que ofrecen este tipo de avances.
Resumimos las ventajas de cinco de las más utilizadas en el mundo empresarial:
- Office 365: El paquete de Microsoft incluye aplicaciones para crear equipos, guardar y sincronizar ficheros en la nube y editar documentos en cualquier lugar y en tiempo real. La plataforma Sharepoint, por ejemplo, ofrece métodos de trabajo colaborativo como los wikis y facilita perfiles personales del equipo para conocer la experiencia e intereses de cada miembro.
- Google Drive (antes Google Docs): Google Docs era un programa gratuito basado en web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluía procesador de textos, hoja de cálculo, programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios destinados a encuestas. Cuando pasó a llamarse Google Drive sus novedades fueron:
- Ampliación del almacenamiento gratuito de 1 GB a 5 y posteriormente 15 GB.
- Capacidad de sincronización de archivos con el PC, y visualización mejorada de documentos de Google fuera de línea.
- Cambios en la barra lateral de navegación.
- El nuevo sistema de Google Drive permite mover y eliminar documentos de Google sin estar conectado a Internet.
El sistema de sincronización de archivos permite al usuario:
- Editar sus archivos en el PC y tenerlos disponibles en la nube,
- Contar con respaldo automático,
- Contar con un control de versiones, pudiendo acceder a versiones anteriores de un archivo después de ser modificado,
- Realizar subidas o bajadas masivas de archivos, respetando la estructura de carpetas.
- Google Presentation: permite crear presentaciones en línea con la posibilidad de editarlas en tiempo real por diferentes personas que se encuentran en diferentes ordenadores. Permite exportar los Power Point de Microsoft y exportarlos a presentaciones de Google.
- Office Presentation: Las presentaciones se guardan online con OneDrive para poder trabajar de forma sincronizada. De esta forma se puede colaborar con otros usuarios en la misma presentación y de forma simultánea, tanto con la versión de escritorio de PowerPoint como con PowerPoint Online. A medida que los miembros del equipo realizan ediciones y cambios en los documentos, el historial de versiones mejorado de PowerPoint permite ver o recuperar los borradores anteriores. Además permite agregar comentarios o responder a ellos desde el teléfono, tableta, PC o Mac justo al lado de la diapositiva con la que se está trabajando.
- Slidebean: Es una aplicación para crear dispositivas de forma sencilla y online. Permite trabajar con diferentes personas en tiempo real. Sus presentaciones se mantienen sincronizadas de forma automática siempre.
